تضمن عملية التفويض النظامي أن الاجتماعات تركز على مواضيع جدول الأعمال وتلتزم بها.
عادة ما يستغرق الأمر اجتماعين أو ثلاثة لإتقان العملية، ولكن الفوائد تكون فورية.
الأدوار المفوضة هي...
الرئيس: قائد المشروع [الاسم]
- يتولى مسؤولية جدول الأعمال، وينشره أو يشاركه مع المجموعة بطريقة أخرى.
- إرسال تذكيرات الاجتماع والدعوة مع تفاصيل المكالمة إلى المجموعة.
- قبل الاجتماع، يتم إنشاء جدول الأعمال ودعوة الحضور وتخصيص الوقت (عادةً ما يكون الحد الأقصى 20 دقيقة لكل قضية).
- يمكن أن يكون الرئيس أيضًا مسؤولاً عن دعوة المساهمين الخارجيين إلى الاجتماع.
- أثناء الاجتماع، يحرص الرئيس على إبقاء المناقشة مركزة على جدول الأعمال، ويتأكد من أن الجميع يساهمون في كل موضوع من خلال مشاركة أفكارهم وآرائهم ومقترحاتهم.
صانع القرار والكاتب: مدير المشروع [الاسم]
- التأكد من إغلاق موضوع جدول الأعمال بقرار (ما الذي يجب القيام به، ومن قبل من، ومتى).
- توثيق القرارات والخطوات التالية والنقاط الرئيسية للاجتماع في ملف مخصص يتم مشاركته مع المشاركين الآخرين.
- يتتبع الأشخاص الحاضرين في الاجتماع/المكالمة.
- يمكن مقاطعة الاجتماع إذا لاحظ أن الأدوار لم يتم تنفيذها بالكامل.
المدرب: مدرب الفريق/المجموعة: [الاسم]
- في نهاية كل اجتماع، يقدم المدرب معلومات محددة ومبنية على الحقائق للفريق.
- التأكد من أن القرارات يتم اتخاذها بطريقة أخلاقية ونزيهة.
- ساعد الفريق على الخروج من المأزق، عندما يتطلب الأمر ذلك، من خلال طرح أسئلة تدريبية تشجع على الأفكار وتدفق الاقتراحات.
- يستخدم تقنيات التدريب الجماعي لإخراج أفضل ما في الفريق.
حارس الوقت: عضو الفريق: [الاسم]
- ينظم الاجتماع - عندما يتم طرح موضوع جدول الأعمال، يذكرك منظم الاجتماع بالقدر المخصص من الوقت والمتبقي له.
- عندما يكون ذلك مناسبًا، اسأل المشاركين الآخرين عما إذا كانت هناك حاجة إلى تخصيص المزيد من الوقت، وإذا كانت الإجابة بنعم، فكيف ينبغي تعديل الوقت المخصص للموضوعات الأخرى.