التفويض النظامي لاجتماعات فعالة

تضمن عملية التفويض النظامي أن الاجتماعات تركز على مواضيع جدول الأعمال وتلتزم بها.

عادة ما يستغرق الأمر اجتماعين أو ثلاثة لإتقان العملية، ولكن الفوائد تكون فورية.

الأدوار المفوضة هي...

الرئيس: قائد المشروع [الاسم]

  • يتولى مسؤولية جدول الأعمال، وينشره أو يشاركه مع المجموعة بطريقة أخرى.
  • إرسال تذكيرات الاجتماع والدعوة مع تفاصيل المكالمة إلى المجموعة.
  • قبل الاجتماع، يتم إنشاء جدول الأعمال ودعوة الحضور وتخصيص الوقت (عادةً ما يكون الحد الأقصى 20 دقيقة لكل قضية).
  • يمكن أن يكون الرئيس أيضًا مسؤولاً عن دعوة المساهمين الخارجيين إلى الاجتماع.
  • أثناء الاجتماع، يحرص الرئيس على إبقاء المناقشة مركزة على جدول الأعمال، ويتأكد من أن الجميع يساهمون في كل موضوع من خلال مشاركة أفكارهم وآرائهم ومقترحاتهم.

صانع القرار والكاتب: مدير المشروع [الاسم]

  • التأكد من إغلاق موضوع جدول الأعمال بقرار (ما الذي يجب القيام به، ومن قبل من، ومتى).
  • توثيق القرارات والخطوات التالية والنقاط الرئيسية للاجتماع في ملف مخصص يتم مشاركته مع المشاركين الآخرين.
  • يتتبع الأشخاص الحاضرين في الاجتماع/المكالمة.
  • يمكن مقاطعة الاجتماع إذا لاحظ أن الأدوار لم يتم تنفيذها بالكامل.

المدرب: مدرب الفريق/المجموعة: [الاسم]

  • في نهاية كل اجتماع، يقدم المدرب معلومات محددة ومبنية على الحقائق للفريق.
  • التأكد من أن القرارات يتم اتخاذها بطريقة أخلاقية ونزيهة.
  • ساعد الفريق على الخروج من المأزق، عندما يتطلب الأمر ذلك، من خلال طرح أسئلة تدريبية تشجع على الأفكار وتدفق الاقتراحات.
  • يستخدم تقنيات التدريب الجماعي لإخراج أفضل ما في الفريق.

حارس الوقت: عضو الفريق: [الاسم]

  • ينظم الاجتماع - عندما يتم طرح موضوع جدول الأعمال، يذكرك منظم الاجتماع بالقدر المخصص من الوقت والمتبقي له.
  • عندما يكون ذلك مناسبًا، اسأل المشاركين الآخرين عما إذا كانت هناك حاجة إلى تخصيص المزيد من الوقت، وإذا كانت الإجابة بنعم، فكيف ينبغي تعديل الوقت المخصص للموضوعات الأخرى.

Back to blog